แบบฝึกหัดระบบปฏิบัติการอัตโนมัติ

                    1. OA ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร

โอเอ ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)
สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)

                    2. การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง

องค์ประกอบของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

 

OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของ OA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆ ก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน ดังนั้นสำนักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์เพียงแต่เครื่องคิดเลขไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นผู้เกี่ยวกับวงการสำนักงาน ยังมองว่าความสัมพันธ์ของคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องจดบันทึกคำบอก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร (Man-Machine Relation) และพยายามจัดสร้างที่ทำงานให้เหมาะสมกับการรองรับอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆ เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติ

                    3.จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ

 

1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
 

1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
 

6. ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
 

1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

                    4. หน้าที่ของ OA คือ

 

หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
 

ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน

อธิบายได้ดังนี้
             การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น

         1. การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น

         2. การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร
         3. การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
        4. การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ
         5.การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้
                     5. เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้

 

เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติมีอยู่ 3 ประเภท คือ
 

ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น

ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม

                     6. ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้

 

ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้            1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
           2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
           3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
           4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
           5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
 

การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร
 

เป็นขั้นตอนของการเก็บรวบรวมการหาข้อมูล โดยการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคในการทำงานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่ การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจต่อการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของพนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ผู้ใช้หรือพนักงานมีความต้องการสำนักงานอัตโนมัติหรือไม่
 

การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ
เมื่อได้สอบถามความต้องการเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ได้รับการยอมรับจากพนักงานส่วนใหญ่ ควรได้รับการออกแบบระบบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเกี่ยวกับระบบที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในงานสำนักงานได้เช่น ระบบประมวลคำ ระแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ ระบบคอมพิวเตอร์ และการเชื่อมโยง
 

 การจัดหาอุปกรณ์ เมื่อทราบแล้วว่าสำนักงานต้องการอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติใดบ้าง ก็ทำการจัดหาโดยการศึกษาหาข้อมูลจากตัวแทนจำหน่ายหลายๆ แห่ง เพื่อทราบข้อมูลข้อได้เปรียบเสียเปรียบของอุปกรณ์แต่ละชนิดนำมาเปรียบเทียบกัน แล้วจัดหาหรือจัดซื้ออุปกรณ์ที่ดีที่สุดและเหมาะสมที่สุดกับลักษณะงานและงบประมาณ อาจกระทำได้โดยการซื้อหรือการเช่าก็ได้ โดยพิจารณาการบริหารหลังการขาย การฝึกอบรมที่จะจัดให้ผู้ซื้ออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ

การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งและการจัดฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน
เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ในช่วงการติดตั้งต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อม เช่น การเดินสายไฟใหม่ การเดินทายเคเบิลเชื่อมโยงจุดต่างๆ การจัดซื้อซอฟต์แวร์ รวมทั้งมีการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัตินั้นได้อย่างเต็มที่ มีการสอนวิธีใช้ การสาธิตโดยผู้ขายจัดให้แก่สำนักงานผู้ซื้ออุปกรณ์นั้น
 

การประเมินผลและการบำรุงรักษาระบบ
เมื่อได้นำอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติมาใช้ภายในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมินผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ เพียงใด เกิดปัญหาขัดข้องอะไรหรือไม่ พนักงานยังเป็นบุคคลที่มีคุณค่าต่อสำนักงานอยู่หรือไม่ และค่าใช้จ่ายที่ต้องสูญเสียไปเพื่อการนี้สอดคล้องกับผลงานที่ทำได้หรือไม่ เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การยกเลิกระบบที่ไม่จำเป็น หรือการขยายอุปกรณ์เพิ่มขึ้น การเพิ่มลูกข่ายเพื่อความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
 

กระบวนการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การทำงานในสำนักงาน ถ้านำมาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะพบว่าทุกคนทำงานเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร (information) ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ เช่น ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและกราฟ (Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ที่ใช้ในการสื่อสารส่งข่าวให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้งาน ของสำนักงานดำเนินไปได้ด้วยดี การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ

คือ
              1.  การรวบรวมข้อมูลข่าวสาร
              2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร
              3. การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลข่าวสารเป็นพื้นฐานของการพิจารณา
 

เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติมีอยู่ 3 ประเภท คือ
 

ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม
 

                    7. การรักษาความปลอดภัยของ OA การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA

เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1  passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2  encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

      อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด
 

                    8. ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ
          ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

         1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

             เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
          2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
           3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

                3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

    3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

    3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

                3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
           4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

               4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

               4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

               4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

               4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

   4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

               4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

               4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

               4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

                    9. อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร จงอธิบายอย่างคร่าวๆ
อุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ภายในสำนักงานย่อมมีเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ประกอบกันอยู่มาก ในอดีตต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก ปัจจุบันในสำนักงานมีอุปกรณ์มาช่วยอำนวยความสะดวกมากขึ้น รวดเร็ว และช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดได้ด้วย
อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกนเนอร์ โทรศัพท์ โทรสาร ฯลฯ

คอมพิวเตอร์







• สามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็ว เช่น การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง (Bar-code) อ่านเวลาเข้า-ออก ของพนักงาน และคิดราคาสินค้า ในห้างสรรพสินค้า
• สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ ไว้ในฐานข้อมูล (Database) เพื่อใช้งานได้ทันที
• สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาคำนวณทางสถิติ แยกประเภท จัดกลุ่ม ทำรายงานลักษณะต่างๆ ได้ โดยระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
• สามารถส่งข้อมูลจากที่หนึ่ง ไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว โดยอาศัยเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล (Data Communication)
• สามารถจัดทำเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบประมวลผลคำ (Word Processing) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)




โทรสาร





• โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ: facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง
• ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์
• ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน ซึ่งจะไม่เกิดข้อเสียดังกล่าว

แบบฝึกหัดตอนที่ 2

1. อธิบายประเภทของสำนักงาน ประเภทของงานที่ทำหลากหลาย  ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น  4  ประเภทใหญ่ๆ คือ 1. งานระเบียน ( Recording) หรืองานด้านเอกสารซึ่งเกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสารซึ่งเอกสารต่าง ๆ เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน  และยังเป็นบันทึกหรือรายงานที่จัดทำขึ้น  งานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานซึ่งทำกันโดยทั่วไป  ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับบัญชี การซื้อขาย รายชื่อลูกค้า พนักงาน เป็นต้น  เอกสารดังกล่าวจะต้องทำการเก็บหรือการทำสำเนาเพื่อเก็บเอาไว้ให้ตรวจสอบหรือนำมาใช้งานใด ๆ ได้อีกภายหลัง 2. งานคำนวณ ( Calculating) หรืองานบัญชีเกี่ยวข้องกับงานด้านค่าใช้จ่าย  งานด้านคุณภาพและปริมาณ ได้แก่  งานทางด้านสถิติ  การวิเคราะห์ตัวเลขต่าง ๆ การเปรียบเทีบข้อมูลต่าง ๆ การคิดเงินเดือนค่าจ้าง งานทางด้านการเงินการคิดราคาสินค้า  การคิดส่วนลด การคำนวณต้นทุนสินค้า เป็นต้น  ซึ่งงานคำนวณนี้จะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขซึ่งเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ 3. งานจัดแบ่งประเภทและการเก็บเอกสาร (Classifying and Filling) งานสำนักงานมักจะมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก  จึงต้องมีการจัดแบ่งประเภทของเอกสารให้เหมาะสม  และจัดเก็บเอกสารไว้เพื่อในโอกาสต่อไปจะสามารถนำออกมาใช้งานได้อย่างสะดวกไม่เสียเวลาในการค้นหา 4. งานให้บริการและติดต่อสื่อสาร ( Servicing and Communicating ) ถือได้ว่าเป็นวัตถุประสงค์หลักขององค์การงานติดต่อเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนความรู้  และความคิดเห็นต่าง ๆ ระหว่างบุคคลในสำนักงาน องค์การต่าง ๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินการ ประสานงาน ซึ่งงานติดต่อนี้ยังแบ่งออกเป็น 2 ชนิดด้วนกัน คือ  4.1  งานติดต่อภานใน  คือ การแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นกันภายในสำนักงานระหว่างพนักงาน  สมาชิกในสำนักงานเดียวกัน การประชุม  การออกคำสั่ง  การบันทึก เป็นต้น 4.2 งานติดต่อภายนอก  คือ การแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็น  การให้บริการช่วยเหลือแก่หน่วยงานต่างๆ ภายนอกสำนักงาน  ได้แก่  การออกใบสั่งซื้อสินค้า  การเสนอราคาขายสินค้า  การโต้ตอบจดหมายต่าง ๆ เป็นต้น 2. โครงสร้างขององค์การแต่ละประเภทมีลักษณะอย่างไร โครงสร้างขององค์การแบ่งออกเป็น 2 ประเภท  ดังนี้ 1. โครงสร้างองค์การแบบงานหลัก  เป็นโครงสร้างองค์การทั่วไป  ที่จัดความสัมพันธ์ของอำนาจหน้าที่ให้มีระดับชั้นการบังคับบัญชาลดหลั่นไปตามแนวดิ่ง  จากผู้บริหารหัวหน้าไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง  โครงสร้างประเภทนี้เหมาะสำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก หรือหน่วยงานที่มีสายงานไม่ซับซ้อน 2. โครงสร้างองค์การแบบงานหลักและที่ปรึกษา  เป็นการจัดโครงสร้างขององค์การที่เป็นผลมาจากวิวัฒนาการขององค์การที่ขยายตัวอย่างรวดเร็วและการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี  จึงได้มีการนำเอาโครงสร้างองค์การประเภทนี้มาใช้เพื่อช่่วยแก้ปัญหาของการขาดการแนะนำ  โดยหน่วยงานที่ปรึกษาจะช่วยศึกษาค้นคว้าให้คำแนะนำ  และช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ  ให้การบริหารงารขององค์การมีประสิทธิภาพมากขึ้น 3. อธิบายถึงหลักในการวางโครงการสำนักงาน  หลักในการวางโครงการสำนักงาน  สำนักงานจำเป็นต้องอาศัยหลักในการวางโครงการเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายตามนโยบายของหน่วยงาน  คือ  1. มีวัตถุประสงค์แน่นอน 2. วิเคราะห์และจำแนกข้อเท็จจริงต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม 3. จัดวางสถานที่ของสำนักงานได้อย่างเหมาะสม 4. มีการรวบรวมข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม 5. มีโครงการหลาย ๆ โครงการ 6. มีการติดตามประเมินผลเพื่อการปรับปรุงให้ดีขึ้น 4. โครงการสำนักงานมีประโยชน์ต่อสำนักงานอย่างไร โครงการสำนักงานที่ดีช่วยให้เกิดประโยน์แก่สำนักงานได้หลาย ๆ ด้าน  คือ 1. ช่วยประหยัดเวลา  วัสดุ  และแรงงาน 2. ช่วยให้การทำงานไม่เกิดความซ้ำซ้อน 3. ช่วยให้การเตรียมงานเป็นไปอย่างมีระบบและเป็นระเบียบ 4. ช่วยสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจอันดีระหว่างบุคลากรในหน่วยงาน 5. ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องเหมาะสมและบรรลุผล 5. อธิบายถึงความจำเป็นในการวางรูปงานสำนักงาน 1. เพื่อกำหนดอำนาจหน้าที่  ความรับผิดชอบ  และความสัมพันธ์ของงานในสำนักงานช่วยให้พนักงานได้รู้ถึงหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติและขอบข่ายความรับผิดชอบของตนเอง 2. เพื่อวางแผนการปฏิบัติงาน  และการปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับนโยบายและความต้องการของหน่วยงานที่จะดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ 3. เพื่อการให้บริการที่ดีและให้หน่วยงานอื่นได้ทราบ ช่วยให้เกิดความประทับใจและเป็นการโน้มน้าวใจผู้บริโภค  อันจะนำมาซึ่งผลกำไร 4. เพื่อสร้างฐานะของสำนักงานและการให้อำนาจในการบริหารงาน  ทำให้ฝ่ายบริหารสามารถที่จะตัดสินใจดำเนินงานต่อไป  อาจเพิ่มหรือลดการผลิตลงตามสถานการณ์และสภาวะที่ควรเป็น 5. เพื่อควบคุมและติดตามผลอย่างมีประสิทธิภาพ  ช่วยให้ผู้ปฏิยัติสามารถที่จะดำเนินงานต่าง ๆ อย่างเต็มความสามารถ  และนำไปใช้ในการประเมินผลพิจารณาความสามารถของพนักงานที่จะก้าวไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น 6. รูปแบบงานสำนักงานแบบรวมอำนาจมีข้อเสียอย่างไร ข้อเสียของงานสำนักงานแบบรวมอำนาจ 1. การปฏิบัติงานล่าช้า เนื่องจากต้องรอคำสั่งจากบุคคลผู้มีอำนาจตัดสินใจเพียงคนเดียว 2. ไม่สามารถบริหารได้อย่างทั่วถึงในกรณีที่งานมีปริมาณมาก  เนื่องจากผู้บริหารที่ต้องจัดการบริหารงานมีเพียงคนเดียว 3. การบริหารงานล่าช้าเนื่องจากมีขั้นตอนในการปฏิบัติมาก 4. ทำให้ไม่เกิดการพัฒนาความสามารถของผู้บริหารระดับล่าง  เนื่องจากต้องรับคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูงเท่านั้นจึงคิดตัดสินใจแก้ปัญหาอะไรไม่ได้ 5.  หัวหน้าหรือผู้คุมงานไม่มีอำนาจในการสั่งการ  เพราะถูกจำกัดจากส่วนกลาง  การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน แบบทดสอบและกิจกรรมการฝึกทักษะ บทที่ 1  งานสำนักงาน ตอนที่ 1  อธิบาย (หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ) 1. หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร อธิบาย ตอบ  งานสำนักงานเป็นหน้าที่ที่ต้องอาศัยเทคนิคในการปฏิบัติ ซึ่งจะต้องมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาตามสถานการณ์และความจำเป็น ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมของสำนักงานแต่ละแห่ง สำนักงานจึงมีหน้าที่ดังนี้           1. จัดให้มีการบริการและการควบคุมเพื่อเป็นศูนย์ในการติดต่อประสานงาน           2. จัดระบบและวิธีปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพ           3. รวบรวมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ในส่วนที่เกี่ยวข้องได้ 2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย ตอบ  ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน  ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น  ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์  ข่าวสาร  3. การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง ตอบ     1.      การต้อนรับ 2.      การนัดหมาย 3.      จดหมายออก และจดหมายเข้า 4.      โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ 5.      การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด 6.      การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย 7.      การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ 8.      สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท 9.      คำปราศรัย           10.    ข้อความโฆษณา     4. การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร ตอบ    การติดต่อสื่อสาร หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง  หรือ จากกลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง  ซึ่งการถ่ายทอดอาจใช้ภาษาพูด  ภาษาเขียน หรือสัญลักษณ์อื่นๆที่สามารถทำให้เข้าใจข่าวสารได้ตรงกัน 5. ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ ตอบ     ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่ ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ (ลดจำนวนกำลังคน)                  ตอนที่ 2  อธิบายคำศัพท์ (หมายถึง การแปคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ) 1. Electronic Mail (E-Mail)  คือ  จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ 2. Call Waiting  คือ  สาย้รียกซ้อน 3. Office Automation  คือ  สำนักงานอัตโนมัติ 4. Hot Line  คือ  สายด่วน 5. Telnet  คือ  บริการเครื่องทดแทน 6. Internal Communication  คือ  การสื่อสารภายใน 7. External Communication  คือ  การสื่อสารภายนอก 8. Search Engine  คือ  โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหาข้อมูล 9. Freeware  คือ  ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นและสามารถนำไปใช้ได้ในทุกจุดประสงค์โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย 10. Bulletin Board  คือ  กระดานข่าว